Ссылка: http://corp.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/05/14/249565

Вопрос об использовании современных средств управления документами был поднят руководством "Специальной астрофизической обсерватории" (САО) в связи с необходимостью систематизации документооборота организации....

Вопрос об использовании современных средств управления документами был поднят руководством «Специальной астрофизической обсерватории» (САО) в связи с необходимостью систематизации документооборота организации. За счет внедрения системы электронного документооборота (СЭД) планировалось упорядочить и автоматизировать процессы регистрации, движения, обработки и хранения документов.

Для внедрения СЭД в САО была сформирована рабочая группа, в которую вошли сотрудники ИТ-отдела и ученый секретарь. Ими были выработаны требования к ИС: использование технологии клиент-сервер, многопользовательский авторизованный режим работы с разграничением прав доступа, функциональность и прозрачность системы, возможность создания настроек под специфику организации, удобный и наглядный интерфейс, ведение архивной базы документов.

В результате из представленных на Российском рынке решений по автоматизации документооборота была выбрана система «Евфрат-Документооборот» (разработчик Cognitive Technologies), так как она наиболее полно удовлетворяет выдвинутым требованиям.

Внедрение системы было решено провести самостоятельно, силами собственного ИТ-отдела. На первом этапе внедрения была проведена методическая работа по систематизации документооборота САО, в ходе которой были сформированы потоки документов, наборы регистрационно-контрольных карточек и отчетов, предложена схема распределения прав доступа к информации.

После этого ИТ-специалисты с помощью инструментария «Евфрат-Документооборот» осуществили настройку системы в соответствии с построенной моделью документооборота. На следующем этапе планируется установить рабочие места «ЕВФРАТ-Документооборот» в аппарате управления САО и провести обучение пользователей.

Отметим, что САО - научно-исследовательский институт Российской академии наук. Сотрудники обсерватории обеспечивают астрономические наблюдения на телескопах БТА (большой телескоп азимутальный) и РАТАН-600 (радиотелескоп академии наук) в соответствии с решением программного комитета и ведут собственные исследования в различных областях астрофизики и астрономии.