Методология ЭДО, или 5 ошибок при переходе на электронную подпись

Электронный документооборот становится неотъемлемой частью работы организаций. Государство поэтапно осуществляет план по полному переходу на цифровую документацию, реализуя в его рамках все больше возможностей для полного отказа от бумажных носителей. 

К примеру, с 2022 г. оборот маркированной продукции — табачных изделий, обуви и одежды, парфюмерии, фототехники, автошин и так далее — возможен только через ЭДО. В течение года к ним добавятся и другие группы товаров. Кроме этого, уже с 2022 г. существенно доработан государством и активно внедряется кадровый ЭДО. Сейчас очень небольшая часть документов, регламентирующих отношения между работником и работодателем, все еще необходимо дублировать в бумажном формате, но до конца 2023 г. планируется полный переход на электронный документооборот.

Перейти к рейтингу провайдеров методологии ЭДО 2022

Несмотря на то, что электронный документооборот существует уже давно, а в России его на законодательном уровне используют с 2000-х годов (первый ФЗ об электронной цифровой подписи вышел 2002 г.), активное развитие и применение в бизнесе он получил только с появлением закона об электронной подписи в 2011 г. и началом перевода счетов-фактур в электронный вид федеральной налоговой службой.



Электронный документооборот становится неотъемлемой частью работы организаций

С тех пор прошло более 10 лет, и стало сложно найти документы, которые невозможно перевести на электронную подпись. С каждым годом утверждается все больше шаблонов, регулирующих отношения не только между поставщиками услуг и товаров или с налоговой службой, но и кадровых, а также цифровые версии транспортных документов и многое другое.

Очевидно, что полный переход на электронный документооборот — дело времени, причем самого ближайшего. А это значит, что уже сейчас пришла пора задуматься о том, как сделать это правильно. Рассмотрим некоторые ошибки, которые могут очень сильно усложнить как внедрение ЭДО, так и его эксплуатацию.

Ошибка № 1: Отказ от разработки методологии

Отказываясь от разработки методологии, компания рискует в итоге получить продукт, который не только не повысит эффективность и скорость бизнес-процессов, но и существенно их снизит. Несомненно, глубокая методология при внедрении ЭДО требуется не всегда, к примеру, для небольших компаний, документооборот которых составляют простые операции с небольшим набором документов, она не нужна. Им подойдут готовые типовые решения, которые чаще всего покрывают все потребности малых предприятий.

Однако если речь идет о крупной организации — разработка методологии обязательна. Все дело в том, что выстроенные бизнес-процессы компании, которые так прекрасно подходили для бумажного документооборота, могут оказаться совершенно неэффективными для ЭДО: все же это совершенно разные скорости, разные сроки, разные каналы.

В отдельных случаях переход на ЭДО может даже привести к нарушению самого бизнес-процесса и повышения его рисков. Такая ситуация может возникнуть, например, если в каком-либо бизнес-процессе распространена практика подписания документов задним числом, и методологи при моделирования не смогли найти золотую середину между потребностями процесса и требованиями закона.

К примеру, для утверждения бумажного документа в офисе, расположенном в другой части города, вам требовался рабочий день и курьер, еще нужно было заложить какой-то запас времени на непредвиденные ситуации в дороге. В ЭДО ничего этого нет — вся процедура занимает меньше минуты, а бизнес-процессы все еще ориентируются на старые сроки.

Именно поэтому оптимизация за счет простого повышения скорости работает лишь с малыми объемами. Для больших потоков документации и сложных схем бизнес-процессов их придется перестраивать и адаптировать под ЭДО — только так можно получить максимальную эффективность от внедрения. Вот что обычно включает в себя разработка методологии:

• анализ документарного профиля компании — изучение потоков документооборота, разделение документов на типы, поиск возможностей оптимизации под условия ЭДО;
• формирование юридического дизайна — переработка шаблонов документации в сторону упрощения и сокращения с сохранением их полной юридической силы и сути;
• выявление подходящих для перевода в электронный вид документов — часть документов пока еще должна сохраняться в бумажном виде, но их количество стремительно сокращается;
• формирование ИТ-архитектуры программного обеспечения ЭДО и основных технических решений;
• разработка дорожной карты и регламентирующих документов.

После выполнения всех этих этапов останется сформировать подробное техническое задание, содержащее в себе всю нужную информацию для разработчиков, чтобы они приступили к работе. В результате вы получите работоспособный и эффективный продукт, который будет в полную силу использовать все преимущества электронного документооборота. Получите ли вы то же самое, просто переведя бумажные документы в электронные? Вряд ли.

Ошибка № 2: Методологией занимается разработчик СЭД

Зачастую организации, оказывающие услуги по внедрению СЭД, предлагают сделать методологию своими силами, если заказчик настаивает на ее проведении. Их преимуществом является хорошее знание своей СЭД. Но это преимущество должно быть направлено не на собственноручную разработку методологии, а на помощь независимым методологам в их работе.

Будучи внутри системы разработчика, провайдеры обладают меньшим объемом знаний со стороны новшеств права, управления современными информационными системами, практик других заказчиков. Иными словами, они не про ЭДО и не про методологию ЭДО, а про внедрение своей СЭД.

Перейти к рейтингу провайдеров методологии ЭДО 2022

Разработка методологии и сам процесс внедрения ЭДО — это совершенно разные вещи. Если провести аналогию со строительством, то получится, что этап методологии — это проектирование здания с учетом уже существующей схемы градостроительства и инфраструктуры города, результатов геологических и экологических исследований, выявления соответствия требованиям к материалам и многого другого. Разработчики СЭД и организации, выполняющие внедрение — это строители. Проектирование — это этап, без которого невозможно построить высокое, красивое и функциональное здание.

Когда можно пропустить этот этап? Ну, если у вас небольшое предприятие, скажем, в нашей аналогии, дворовая беседка или хозяйственная постройка, возможно, даже частный дом, то тут этап проектирования необязателен — строители разберутся на месте. Если мысленно двигаться от беседки к высотному зданию, то на определенном этапе станет понятно, что без предварительного проектирования ничего хорошего построить уже не удастся.

Исходя из этого, вы можете сами решить, стоит ли поручать проектирование строителям — с небольшими постройками они, возможно, смогут справиться, — или заказать проект у архитекторов, которые на этом специализируются.

Ошибка № 3: Не учтены требования законодательства РФ

Внедрение электронного документооборота — это не просто техническая процедура. ЭДО регулируется множеством законов и положений. К примеру, в России принято различать автоматизацию документооборота, которую можно выполнить с помощью CRM-систем и различных сервисов, и ЭДО — юридически значимый электронный документооборот. В последнем случае электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. Их не нужно дублировать на бумажных носителях, они полностью цифровые.

Как и в случае с бумажными документами, к цифровым предъявляются установленные требования со стороны государственных служб. Они должны отвечать определенным условиям, которые на данном этапе активного развития часто меняются:

• добавляются новые форматы документов, которые можно полностью перевести в ЭДО;
• формируются новые требования к получению и использованию электронной подписи;
• вводятся обязательные требования к различным товарам/услугам/взаимоотношениям, для которых электронный документооборот становится обязательным;
• признаются недействительными устаревшие положения и многое другое.

Внедрение ЭДО, в котором бизнес-процессы опираются на документацию, не отвечающую требованиям законодательства РФ, не только не принесет никакой пользы, но и будет губительно для компании. Конечно, все это можно будет исправить, но лучше с самого начала подойти к вопросу ответственно.

Ошибка № 4: Работать с ЭДО хуже, чем без ЭДО

Переход на ЭДО — процесс сам по себе сложный. Даже если подходить к нему ответственно и все делать грамотно, то все равно будет возникать множество проблем:

• часть сотрудников может скрыто саботировать переход, а кому-то просто тяжело переучиваться — люди, особенно в возрасте, часто принимают новшества в штыки;
• придется перестраивать бизнес-процессы, адаптировать их к условиям ЭДО — первое время будет непривычно.

Если же отказаться от разработки методологии или сделать ее посредственно, например, плохо выполнить анализ документарного профиля компании, начать с неподходящих для ЭДО документов, разработать неверный дизайн процессов — то работа с ЭДО может стать действительно хуже, чем без ЭДО.

Ошибка №5. Информационные технологии неправильно связаны в ИТ-архитектуру ЭДО

Очень часто крупные компании имеют целый набор операторов ЭДО и несколько других систем, связанных в электронный документооборот, и могут пересылать документы с электронной подписью через почту или другие каналы. Но все эти решения между собой могут быть не взаимосвязаны. В результате в самом процессе возникает много ручной работы по переносу информации из одной системы в другую.

После оформления документов бывает очень непросто, а иногда и невозможно быстро найти нужный электронный документ. Поэтому еще одной из важнейших задач проектирования является необходимость составления такого дизайна ИТ-решений, который не потребовалось бы потом постоянно модернизировать.

Адрес новости:
https://internet.cnews.ru/news/top/2022-06-02_metodologiya_edoili_5_osnovnye