«Ашан» перевел договорные процессы в Directum RX

Торговая сеть «Ашан» завершила цифровизацию договорного документооборота. Теперь вся работа — от создания документа...

Торговая сеть «Ашан» завершила цифровизацию договорного документооборота. Теперь вся работа — от создания документа, внутреннего и внешнего согласования до передачи в архив — идет в электронном виде. Об этом CNews сообщили представители Directum.

Компания уже использовала набор ИТ-решений для управления бизнес-процессами, но работу с договорами они не охватывали. Согласование проходило на бумаге или по электронной почте, что приводило к потере документов, увеличению сроков подписания и нарушениям в процедуре валидации.

Руководство компании решило оптимизировать эти процессы для оперативного и прозрачного ведения документооборота. При этом для компании было важно, чтобы система гарантировала работу 30 тыс. человек и более. В итоге торговая сеть остановила выбор на Directum RX.

Проект стартовал в сентябре 2021 г. и был реализован компанией RockITSoft.

За год команда внедрения: построила единую централизованную систему электронной валидации и хранения договоров; создала общее информационное пространство для договорных процессов и делопроизводства всех подразделений и компаний группы «Ашан ритейл Россия»; организовала систематизированный учет и поиск документов, создала для них электронное хранилище; разработала механизм для анализа и выявления узких мест в процедуре валидации договорных документов.

Павел Громов, директор юридического департамента «Ашан ритейл Россия»: «Проект является первым шагом в рамках стратегии компании по цифровой трансформации и оптимизации бизнес-процессов. Мы остановили свой выбор на Directum RX, так как это решение для нас в наилучшей степени отражает запрос бизнеса. Следующий этап — с участием партнера RockITSoft мы перейдем на электронное подписание договоров, обмен электронными документами с контрагентами и автоматизируем выдачу доверенностей, число которых в год у нас не меньше, чем количество договоров».

Цифровизация охватила все структурные подразделения компании и помогла «Ашан» исключить рутинные операции, повысила прозрачность бизнес-процессов и исполнительскую дисциплину при согласовании документов. Система помогает наиболее точно выбрать шаблон договора, его условия, согласующих лиц, статьи расходов.

В ходе проекта специалисты RockITSoft: структурировали систему жизненного цикла договорных документов и наладили оценку рисков контрагентов; на основе существующих шаблонов разработали более 100 вариантов договорных документов; настроили более 30 различных критериев матрицы согласований; организовали автоматическую рассылку уведомлений, напоминаний и задач на почту участникам процесса.

Алексей Пестерев, директор по продвижению решений «Управление контентом и документооборот» ИТ-компании RockITSoft: «В проекте с «Ашан ритейл Россия» для нас было важно корректно реализовать в системе регламенты согласования договоров, а также соблюсти все требования со стороны заказчика. Созданная в соответствии с ними СЭВД содержит в себе low-code-инструменты, которые позволяют адаптировать решение без привлечения разработчиков и сократить time-to-market. Система охватывает все регионы присутствия торговой сети «Ашан», в ней работают сотрудники как центрального офиса, так и магазинов, и складских помещений торговой сети. Мы поддерживаем планы «Ашан» по цифровой трансформации бизнеса и намерены продолжать наше продуктивное сотрудничество».

В планах компании на 2023 г. перейти на продуктивное использование МЧД, организовать архив кадровых документов, внедрить мобильное приложение и усовершенствовать интеграцию.

***

Directum RX – интеллектуальная система для управления бизнес-процессами и документами, включает готовый набор решений: от делопроизводства и договорной работы до кадрового документооборота и проектной деятельности. Разработанная на мощной ECM/BPM-платформе, система обеспечивает одновременную работу 50 тыс. пользователей, встроенные ИИ-механизмы автоматизируют обработку текстовой информации, а инструменты no-code/low-code позволяют гибко адаптировать ее возможности без программного кода.

Торговая сеть «Ашан ритейл Россия» работает на российском рынке с 2002 г. и управляет 230 магазинами. Штат компании — около 30 тыс. сотрудников.

Адрес новости:
https://corp.cnews.ru/news/line/2023-05-31_ashan_perevel_dogovornye